【2027版】第50讲：自己干还是外包？规划采购与"自制或外购"

【虚构案例声明】 本课程中的"美好家园"物业集团、"清华园社区"、"智慧邻里2.0"项目及全部人物均为教学所用的虚拟项目与虚构人物，详见第 01 讲首次声明。

一、上节作业讲评

1.1 三样东西买不买

上一讲的核心作业：门禁硬件、安装服务、数据清洗工具三样各该自己做还是外面买；外购要先准备什么文件；三样的采购方式一样吗；三种情况签合同时风险由谁承担更合理。

第一问，自制还是外购。教材说自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好是由项目团队自行完成，还是应该从外部采购，制定决策时应考虑的因素包括组织当前的资源配置及其技能和能力、对专业技术的需求、不愿承担永久雇用的义务、对独特技术专长的需求，还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。按这四条看：门禁硬件集团不生产，必须外购；安装服务集团物业有维修队但没有五十个小区同时施工的能力，属于"资源配置及能力"不足，外购；数据清洗工具集团技术组有能力做，而且它涉及业主数据的处理规则，做完还要长期维护，自制更合适。多数人三样都答外购，第三样答错的多。

第二问，外购要先准备什么文件。教材的一般采购步骤第一步就是准备采购工作说明书或工作大纲，第二步是准备高层级的成本估算并制定预算。所以先有工作说明书和预算，才谈得上找供应商。作业里写"先发招标公告"的，跳了两步。

第三问，三样的采购方式不一样。硬件是标准品可以比价格，安装服务要看施工能力和口碑，两样的选择方法不同，本讲第九节讲教材的六种供方选择方法。

第四问，风险由谁承担。这一问是下一讲的正题，但方向要对：硬件是标准品、需求明确、不会变，用总价合同，风险主要由卖方承担；安装服务工作量不确定，用工料合同；清洗工具需求还没定，如果外购就该用成本补偿合同，风险主要由买方承担。三种合同的风险分担第六节给一张图，细节第 51 讲展开。

采购管理两讲，本讲讲规划和自制或外购，下一讲讲合同、招投标和控制。

二、采购管理管什么：本讲目标

2.1 教材第 16 章在讲什么

教材第 16 章项目采购管理三个过程：规划采购管理、实施采购、控制采购。另有独立的一节 16.6 项目合同管理讲合同的分类、签订、履行、变更与档案管理，是我国教材特有的一节。本讲讲 16.1 管理基础、16.2 过程概述、16.3 规划采购管理；第 51 讲讲 16.4 实施采购、16.5 控制采购、16.6 项目合同管理。

采购管理在综合知识里每年三到五道，考法集中在：三大合同类型的适用场景与风险分担；采购十步的顺序；自制或外购分析与供方选择方法；工作说明书与招标文件的三种邀请书；采购管理计划与采购策略的内容区分；实施采购与控制采购的输出。案例题里采购与合同类型的选择、供应商延期的处理是常见问法，2026 年上半年第 1 批案例题第二问就是"采购管理的过程及每个过程的输出"。

本讲要拿下三件事：

第一，协议与合同的基础、五项新实践、三个过程与四个裁剪因素、采购十步。

第二，自制或外购分析的考虑因素与财务方法、供方选择分析六种方法、三大合同类型的风险分担方向。

第三，规划采购管理的十项输出，尤其采购管理计划九项、采购策略三部分、工作说明书内容、三种招标文件、供方选择标准十项。

2.2 本讲任务地图

三、核心内容精讲：采购管理基础

3.1 协议与采购合同

教材口径：项目采购管理过程涉及用协议来描述买卖双方的关系。协议可以很简单，如以特定人工单价购买所需的工时，也可以很复杂，如多年的国际施工合同。因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议、谅解备忘录、协议备忘录或订购单。

教材接着讲了五件事，每件都可能出判断题。

第一，合同签署的方法和合同本身应体现可交付成果或所需人力投入的简单性或复杂性，其书写形式也应符合当地、所在国或国际法中关于合同签署的规定；合同应明确说明预期的可交付成果和结果，包括从卖方到买方的任何知识转移；合同中未规定的任何事项则不具法律强制力。最后这句是采购这一章最实用的一句：没写进合同的都不算数，口头承诺、会议纪要里的话，不在合同里就没有法律强制力。第 30 讲讲过项目章程不能当合同，两句话配套记。

第二，开展国际合作的项目经理应牢记，无论合同规定如何详尽，文化和当地法律对合同及其可执行性均有影响。

第三，采购合同中包括条款和条件，也可包括买方就卖方应实施工作或应交付产品的其他规定；在确保采购遵守组织的采购政策的同时，项目管理团队必须确定所有采购都能满足项目的具体需要；大多数组织都有相关的书面政策和程序来专门定义采购规则，并规定谁有权代表组织签署和管理协议。

第四，鉴于其法律约束力，合同或协议需要经过更多的审批程序，而且通常会涉及法务部；审批程序的主要目标都是确保合同充分描述将由卖方提供的产品、服务或成果，且符合法律法规关于采购的规定；通常把描述产品、服务或成果的文件作为独立的附件或附录，以便合同正文使用标准化的法律合同用语。最后半句说明了为什么工作说明书是独立文件：合同正文用标准法律语言，具体交付什么放附件。

第五，在复杂项目中可能需要同时或先后管理多个合同，不同合同的生命周期可在项目生命周期的任何阶段开始与结束；买卖方关系是采购组织与外部组织之间的关系，可存在于项目的许多层次上。因应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商；买方可能为最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者或购买方。

买卖双方的称呼要记：卖方四种叫法承包商、供货商、服务提供商、供应商；买方五种叫法最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者、购买方。考试用哪个词都是同一个意思。

3.2 五项新实践

教材口径：不同行业各方面的一些重大趋势会影响项目的成功率，项目采购管理的发展趋势和新兴实践主要包括五项。

第一，工具的改进。买方能够使用在线工具集中发布采购广告，卖方也能够使用在线工具集中查找采购文件并直接在线填写；在施工、工程和基础设施领域，建筑信息模型软件的应用日益广泛，由于能够大幅减少施工索赔、降低成本、缩短工期，世界各地的公司和政府都开始要求在大型项目中使用。

第二，更先进的风险管理。教材说在风险管理领域日益流行的一个趋势，就是在编制合同时准确地将具体风险分配给最有能力对其加以管理的一方；没有任何承包商有能力管理项目的所有重大风险，买方因而必须接受承包商无法掌控的风险，例如采购方公司政策的不断变化、法规要求的不断变化以及项目以外的其他风险；在合同中可以明确规定风险管理是合同工作的一部分。

这一条是采购和风险两章的接口，也是本讲最值得记的一句：风险分配给最有能力管理它的那一方。第 49 讲讲的转移策略不是"把风险都推给供应商"，供应商管不了的风险推过去也没用，最后还是买方承担，只是多付了钱。二期的硬件到货延期供应商能管，可以转移；集团政策变化供应商管不了，转不出去。

第三，变化中的合同签署实践。超大型项目的数量显著增加，大部分此类项目都要求与多个国家的多家承包商签署国际合同因此风险更大；承包商越来越重视在采购过程中与客户开展密切合作，以便对批量采购或有其他特殊关系的客户给予折扣优惠；为了减少执行过程中的问题和索赔，采用国际公认的标准合同范本日益普遍。

第四，物流和供应链管理。因为很多大型项目由多家跨国承包商完成，材料物流管理对于项目成功完成至关重要；对采购周期较长的产品，制造环节和运输环节都是项目进度的决定因素；教材给了具体数字：在信息技术领域有些产品可能需要提前两到三个月订购，在复杂的施工项目上订购时间可能需要提前一到两年甚至更长；在这些项目上可能需要在签订其他采购合同之前就采购这些订购周期长的产品。

"提前两到三个月订购"这个数字对二期直接有用：门禁硬件如果按信息技术产品的周期算，第三批用的货第一批做完就该下单，这就是为什么第 49 讲把硬件到货延期列为主要驱动因素。